Prinzipiell sind Unternehmen dazu angehalten, einen ordentlichen IT-Betrieb zu gewährleisten.

Dazu gehört unter anderem auch die Dokumentation der eingesetzten Hard- und Software.

Dies ist u.a. in den neuen „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD gefordert, welche dieses Jahr veröffentlicht wurden. Daneben existieren viele weitere Gesetze und Checklisten für Prüfaudits, in denen die Existenz und Pflege einer aktuellen IT-Dokumentation gefordert wird.

Für die Erstellung dieser Dokumentation hat die IT-Abteilung prinzipiell zwei Möglichkeiten. Entweder alle Informationen selbst zusammenzutragen und die IT-Dokumentation manuell mit einer Textverarbeitung zu erstellen. Eleganter ist es, die Erstellung und die fortlaufende Pflege seiner IT-Dokumentation mittels Einsatz einer Software zu gewährleisten.

Einen Punkt gilt es bei der IT-Dokumentation aber eines zu berücksichtigen. Nämlich dass die in der CMDB der Dokumentationssoftware anfallenden, personenbezogenen Daten auf keinen Fall für etwas anderes als für die Dokumentation an sich verwendet werden dürfen. Es gilt laut §31 des Bundesdatenschutzgesetztes BDSG zu beachten:

§31 Besondere Zweckbindung
Personenbezogene Daten, die ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert werden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden.

Letztendlich ist eine IT-Dokumentation kein nice-to-have mehr, sondern ein absolutes Muss für ein Unternehmen. Dank des Einsatzes einer Dokumentationssoftware wie Docusnap kann die Vollständigkeit und Aktualität der IT-Dokumentation gewährleistet werden. Auch im Hinblick auf Lizenzauswertungen und Dokumentation von Zugriffsrechten in Dateisystemen. Somit wird eine IT-Dokumentation gerade für Datenschutzbeauftragte bei ihrer Arbeit unterstützen, denn es kann ohne großen Aufwand leicht ausgewertet werden, ob Zugriffsrechte korrekt vergeben wurden.

Unsere Experten helfen gerne!